6 conseils pour bien élaborer vos budgets prévisionnels

par | Sep 26, 2022

Comme chaque année, le 31 octobre est une date clé pour les services d’aide à domicile tarifés et certains SSIAD qui ne sont pas encore sous CPOM. En effet, c’est la date limite pour remettre le budget prévisionnel de l’année N+1 aux autorités de tarification : les conseils départementaux et agences régionales de santé.

L’élaboration du budget prévisionnel est obligatoire pour les SAAD tarifés et SSIAD. Il permet à un SAAD de définir son tarif horaire d’intervention et à un SSIAD, sa dotation globale. Cependant tout type de structures et entreprises peuvent être amenées à réaliser un budget prévisionnel !

Voici nos 6 conseils pour bien préparer l’élaboration de vos budgets prévisionnels.

Conseil N°1 : Être en possession des préconisations budgétaires N+1

Rien ne sert de courir ; il faut partir à point… Le budget prévisionnel peut-être un véritable casse-tête. Et bien souvent, on aimerait pouvoir le commencer dès le mois de juillet. Même si l’idée est séduisante, il faut être vigilent car cela peut s’avérer contre-productif. En effet, pour réaliser votre budget prévisionnel, vous devez être en mesure d’estimer les évolutions réglementaires et législatives qui impacteront vos dépenses à venir.

C’est tout particulièrement le cas cette année, avec les augmentations des tarifs de gaz, pétrole ou encore d’électricité. Si vos compétences et la veille que vous effectuez vous permettent d’anticiper ces dépenses, vous pouvez alors vous lancer dans une réflexion poussée de budget prévisionnel dès le mois de juillet.

En revanche, si vous ne savez pas trop, il est urgent d’attendre ! Les fédérations du secteur préparent chaque année leurs préconisations budgétaires qu’ils transmettent à leurs adhérents, généralement fin septembre. Bien évidemment, il faut être adhérent pour pouvoir en bénéficier ! L’UNA, (lien : una.fr) Adedom (adedom.fr), la FEDESAP (fedesap.org) , l’Uniopss (uniopss.asso.fr), entre autres, sont des fédérations qui peuvent vous accompagner grâce à leurs experts juridiques.

Conseil N°2 : Avoir connaissance des heures que vous pensez pouvoir facturer l’année prochaine

L’année 2022-2023 est une période charnière pour les services d’aide à domicile et services à la personne. En effet, l’avance immédiate du crédit d’impôt peut avoir un effet non négligeable sur les prestations à venir en 2023.

Pour rappel, l’avance immédiate du crédit d’impôt s’appliquera à partir de 2023 aux personnes bénéficiaires d’aides telles que l’APA ou la PCH. Il est donc essentiel d’en tenir compte dans votre projection de potentiel d’heures que vous envisagez de facturer.

Pour mettre toutes les chances de votre côté et développer votre « clientèle » nous vous invitons à consulter notre guide à ce sujet (chapitre 6 : comment accélérer votre croissance avec l’avance immédiate du crédit d’impôt.), que vous pouvez retrouver ici.

Conseil N°3 : Avoir une estimation des ETP nécessaires sur l’année N+1

L’une des étapes indispensables à la réalisation de votre budget prévisionnel est d’estimer le nombre d’équivalents temps plein dont vous aurez besoin pour faire fonctionner votre service (intervenants à domicile, soignants, personnel administratif…). C’est la clé de voute du bon fonctionnement de votre structure.

Pensez-vous avoir besoin d’augmenter vos effectifs ? Y-a-t-il des départs en retraite de prévus l’année prochaine ? ou au contraire, pensez-vous devoir faire une réduction d’effectifs ? ou rester sur la même constante que 2022 ?

Il est clair que les recrutements sont de plus en plus difficiles. Le secteur du domicile et celui de la santé ne sont pas les seuls impactés ! Il en va de même dans tous les domaines. Il est donc important d’accorder une attention toute particulière à cette réflexion.

Et si c’était aussi l’occasion de repenser aux avantages à offrir à vos futures recrues ? L’avenant 43 de la Convention Collective de la BAD a apporté dès l’année dernière une revalorisation des salaires et une nouvelle classification des emplois. Cela ne suffit malheureusement pas à réduire les turn-over. D’autres leviers peuvent être utilisés pour « séduire » et fidéliser les salariés. Rendez-vous au point suivant pour découvrir lesquels…

Conseil N°4 : Être capable d’estimer les investissements futurs

Quels investissements prévoyez-vous cette année ? Afin de recruter et fidéliser vos salariés, vous pourriez par exemple mettre en place un outil de télégestion. Vous craignez une levée de boucliers de la part de vos salariés ? D’expérience, nous pouvons vous assurer que les salariés comprennent bi rapidement l’intérêt de cet outil moderne qui leur fera gagner un temps considérable (exit les feuilles de présence, les allers-retours au bureau, les nombreux appels et SMS pour informer d’un changement de planning !)

Il s’agit là d’un investissement qui permet, en moyenne, de faire gagner 2,9 jours de travail par mois aux responsables de secteur (enquête réalisée par Adedom dans le cadre de son programme 2020 « La télégestion – professionnaliser et moderniser ») . Cela vaut donc la peine d’y réfléchir.

Ceci n’est qu’un exemple parmi tant d’autres. Prévoyez-vous de mettre en service de nouveaux véhicules ? Si oui, pensez-y sans quoi, il faudra reporter votre projet à l’année suivante !

Conseil N°5 : Avoir connaissance d’éventuelles subventions possibles

Des subventions peuvent être accordées par les régions ou encore par les mairies. Par exemple, le département Saône-et-Loire lance un appel à candidature du 30 juin au 15 septembre 2022 pour le soutien à la location et à l’acquisition de véhicules pour les salariés des services d’aide et d’accompagnement à domicile, afin de revaloriser l’attractivité du métier d’aide à domicile.

Il peut également s’agir de subventions dans le cadre de la modernisation et de la professionnalisation des services d’aide et d’accompagnements à domicile…avec notamment la télégestion. De nombreuses initiatives peuvent être mises en place par les acteurs publics. Consultez-les et prenez-les en considération lors de l’établissement de votre budget prévisionnel.

Conseil N°6 : Opter pour un logiciel qui facilitera l’élaboration de votre budget prévisionnel…et compte administratif !

Pour établir votre budget prévisionnel, comptez environ un mois. Il y a un temps de préparation, de réflexion, de validation, mais aussi un temps de récupération des données comptables et des données de paie.

En effet, dans un budget prévisionnel vous devrez retrouver, entre autres :
• Le taux de facturation
• L’estimation des charges sociales pour l’année N+1
• Le nombre d’ ETP en fonction des heures facturables
• Les groupes Medico-sociaux détaillés
• Les amortissements, emprunts et subventions de l’année N+1

En utilisant un logiciel de préparation budgétaire vous faciliterez votre travail et gagnerez un temps considérable. Le temps de préparation peut alors être réduit à seulement quelques jours. Par exemple, le module Arcad Budget permet d’importer vos données salariales et comptables depuis votre logiciel métier Arche MC2. Vos données sont sauvegardées sur notre hébergement, pour une sécurité maximale. Notre logiciel fonctionne en full-web, vous pourrez donc réaliser votre budget à partir de n’importe quel poste ou de n’importe quel endroit.

Vous n’aurez pas à vous occuper de la mise à jour de votre logiciel, c’est nous qui nous en chargerons. Arcad Budget vous facilitera le travail dans l’estimation de vos charges sociales, et cela en fonction des nouveautés législatives comme l’Avenant 43 par exemple. En effet, ce logiciel gère la convention collective BAD et la convention collective 51.

Le plus de l’offre Arcad Budget : un formateur peut vous accompagner et répondre à toutes vos questions en amont et pendant la phase de dépôt de votre budget prévisionnel.

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