Action sociale, maintien à domicile, activités seniors et insertion professionnelle : telles sont les missions très diverses des CCAS, des CIAS et des intercommunalités. Ces dernières années, leurs différents services ont opéré une transition numérique bénéfique pour leurs personnels, mais aussi pour leurs usagers. Des logiciels métiers tels que Millésime, conçu par Arche MC2, sont venus faciliter les tâches et coordonner les interventions auprès des publics fragiles.
La technologie informatique au service des collectivités publiques
La conception d’un logiciel dédié tel que Millésime permet désormais aux différents services des CCAS et des CIAS de se consacrer pleinement à leurs compétences premières et à leurs missions sociales. Cette solution numérique les accompagne dans l’exercice de leurs différents métiers :
- l’action sociale ;
- le maintien à domicile ;
- les activités seniors ;
- l’insertion professionnelle.
En tant que logiciel métier, Millésime dispose de nombreux atouts. Il simplifie la gestion des dispositifs sociaux à destination des plus précaires. Il facilite le suivi des prestations à domicile, mais aussi des parcours individuels dans le cadre de l’insertion professionnelle. Avec ce logiciel, il est également possible d’automatiser la création d’activités destinées aux seniors, et de piloter vos résidences autonomies.
Le logiciel Millésime permet ainsi aux agents des CCAS de gagner en efficacité dans l’exécution de leurs tâches administratives, ce qui leur permet de se consacrer davantage à leur mission d’accueil, d’écoute et de conseil.
Le portail usager, un outil numérique au service des usagers des CCAS
Afin de permettre aux usagers d’accéder plus facilement aux différentes prestations des CCAS, Millésime s’est enrichi d’une solution pratique et performante : le portail usager.
Le but de ce portail usager ? Apporter une réponse efficace :
- à l’encombrement des différents services des CCAS ;
- aux longs délais de traitement des différentes demandes.
Mais il permet aussi de créer un lien privilégié et continu avec les bénéficiaires. Grâce à ce portail, l’usager dispose de toute une gamme de services en ligne. Il jouit ainsi d’une plus grande autonomie. Ses proches aidants peuvent également accéder à ce compte, ce qui leur permet d’effectuer certaines démarches en son nom.
Les différents services du portail usager
Le portail usager de Millésime propose tout un éventail de services. Il s’agit de faciliter ainsi les interactions avec le CCAS et de limiter les déplacements des personnes dépendantes ou fragiles.
Cette interface entièrement dédiée aux usagers leur permet de :
- s’inscrire aux activités seniors ;
- obtenir diverses informations sur la collectivité ;
- payer leurs factures grâce au système « payfip régie »;
- demander un rendez-vous ;
- en savoir plus sur leur domiciliation et leurs courriers en attente ;
- déposer des documents en ligne ;
- effectuer une pré-demande d’aide sociale.
Simple d’utilisation, le portail usager de Millésime se veut un espace de convivialité. Chaque CCAS peut le personnaliser en y appliquant sa propre charte graphique, en définissant les services proposés à l’usager. Il permet enfin de diffuser des informations ponctuelles telles qu’un évènement particulier, par exemple.
Comment fonctionne le portail usager ?
Le portail usager possède une connexion native aux différents logiciels de la solution Millésime, ce qui permet un dialogue et une communication efficace entre eux. Il comprend une page d’accueil conviviale et aérée. Grâce à la technologie « responsive », cette dernière s’adapte parfaitement aux écrans des téléphones mobiles et autres tablettes. Elle répond ainsi aux nouveaux besoins de mobilité.
La page d’accueil côté usager
Cette page constitue une sorte de tableau de bord pour l’utilisateur. Elle affiche son planning, ses factures à régler, ses inscriptions. Lorsqu’il souhaite participer à une activité, il lui suffit de remplir le formulaire en tenant compte des créneaux disponibles qui lui sont indiqués. Il reçoit par la suite un e-mail de confirmation de son inscription. Il en va de même pour la prise de rendez-vous. Les agents du CCAS recevront ces demandes sur leur logiciel métier Millésime.
Pour lui éviter de se déplacer jusqu’à son CCAS, l’usager peut déposer un document via le portail. Il sera automatiquement transmis au logiciel métier Millésime qui le stockera dans la partie réservée aux documents de la famille. Depuis la page d’accueil, l’usager qui bénéficie du service de domiciliation peut aller vérifier si du courrier l’attend au CCAS.
La page d’accueil côté administrateur du portail
Chaque CCAS peut personnaliser son portail usager par l’intégration d’images, de photos, d’informations. Il peut ainsi créer une page agréable et à son image. Une façon d’humaniser un service en ligne qui pourrait sans cela paraître austère et impersonnel. Même sur Internet, l’usager doit se sentir bien accueilli. Il doit pouvoir naviguer aisément au sein du portail qui lui est réservé, et ce, d’autant plus qu’il s’agit en général d’un public fragile, dépendant et parfois très éloigné du numérique.
À tout moment, les agents des CCAS gardent la main sur la nature et les modalités des services proposés par le portail usager. Pour les activités, ils peuvent définir le nombre de places proposé en ligne. Afin de faciliter la gestion des inscriptions, il leur est possible de soumettre la validation de l’inscription au paiement.
Pour Arche MC2, le portail usager doit jouer un rôle de facilitateur tant pour les usagers que pour les équipes du CCAS.
