Créer davantage de lien entre les équipes, fluidifier la circulation de l’information et gagner du temps dans la gestion quotidienne. Pour l’association Fleurs des Champs, ces enjeux étaient au cœur de la transformation engagée autour du service autonomie à domicile. 

Structure pilote de la solution Homia d’Arche MC2, Fleurs des Champs a fait le choix d’un outil unique pour accompagner le rapprochement de ses activités d’aide et de soins. Quelques mois après sa mise en place, les retours de terrain mettent en lumière les bénéfices concrets d’une plateforme pensée pour favoriser la coordination et simplifier le quotidien des professionnels. 

Un projet global au service de l’autonomie

Basée en Loire-Atlantique, l’association Fleurs des Champs accompagne des personnes en perte d’autonomie à travers plusieurs activités : EHPAD, hébergements adaptés, SSIAD, Service d’Aide à Domicile (SAD), portage de repas et village de logements adaptés. 

Pour Gaëtan Morvan, responsable du SSIAD et du SAD, la réflexion autour du choix d’un nouveau logiciel dépassait largement le simple changement d’outil. 

Nous avons investi très tôt la réforme des services autonomie à domicile comme le chemin qui allait nous permettre de répondre aux défis du vieillissement de la population.

Face à l’augmentation des besoins d’accompagnement et aux tensions RH auxquelles sont confrontées les structures du secteur, l’association souhaitait repenser son organisation afin de gagner en efficacité. 

L’un des objectifs prioritaires était de rapprocher les équipes aide et soins autour d’un fonctionnement commun.

Pour nous, il était essentiel d’avoir un seul logiciel nous permettant de travailler ensemble et de partager les informations. 

Pourquoi Fleurs des Champs a choisi Homia ?

Avant Homia, l’association utilisait plusieurs outils qu’elle jugeait devenus insuffisants face aux exigences actuelles du terrain.

Les équipes recherchaient :

• une meilleure réactivité dans la gestion quotidienne
• une vision partagée des accompagnements
• des plannings plus simples à gérer
• une meilleure communication entre les intervenants

L’accompagnement proposé par Arche MC2 a également pesé dans la décision.

Nous avions besoin d’être entendus, accompagnés et d’obtenir des réponses rapidement. C’était un point essentiel pour nous – souligne Gaëtan Morvan. 

Une prise en main rapide pour les équipes

Pour Amandine Cassard, coordinatrice aide à domicile, l’un des premiers avantages observés a été la simplicité d’utilisation de la solution. 

La prise en main a été assez fluide. Visuellement, c’est facile, ça va vite et c’est agréable à utiliser.

« La prise en main a été assez fluide. Visuellement, c’est facile, ça va vite et c’est agréable à utiliser. » 

Après les formations réalisées sur site par les équipes d’Arche MC2 et un accompagnement régulier, l’adoption s’est faite rapidement. 

Je pense qu’en quinze jours, tout le monde était capable d’utiliser le logiciel – indique Gaëtan Morvan. 

Cette ergonomie est d’ailleurs l’un des piliers d’Homia, conçu pour limiter les paramétrages complexes et permettre aux utilisateurs de se concentrer sur leurs missions opérationnelles. 

Un gain de temps concret dans la gestion des plannings

Au quotidien, les équipes de coordination doivent gérer les imprévus, les absences et les modifications de dernière minute. Pour Amandine Cassard, la gestion des plannings est aujourd’hui beaucoup plus fluide.

Le fait de pouvoir modifier, déplacer ou réaffecter une prestation très rapidement est un vrai plus. En cas d’arrêt de travail le matin, on voit immédiatement quelles prestations sont concernées et qui peut les reprendre

L’affectation intelligente proposée par Homia facilite également les prises de décision.

Le fait d’avoir une visualisation des salariés les plus adaptés pour intervenir est très facilitant.

Pour accompagner les planificateurs, Homia s’appuie sur plusieurs critères comme la disponibilité, les règles sociales, les habitudes d’intervention ou encore l’impact kilométrique afin de proposer les affectations les plus pertinentes. 

Une meilleure coordination entre aide et soins

C’est sans doute sur ce point que les bénéfices sont les plus visibles. Grâce à Homia, les équipes du SAD et du SSIAD disposent désormais d’un dossier bénéficiaire partagé et de transmissions accessibles aux différents intervenants habilités. 

Pour Amandine Cassard, cette évolution change profondément le suivi des accompagnements.

Aujourd’hui, l’information est au bon endroit et en sécurité.

Elle ajoute :

Notre logiciel nous permet d’avoir un accompagnement commun SAAD et SSIAD. Nous partageons les mêmes données et c’est un vrai plus dans l’accompagnement qu’on peut avoir auprès de la personne. 

Concrètement, une information signalée par une aide-soignante peut être immédiatement consultée par l’auxiliaire de vie qui intervient ensuite auprès du même bénéficiaire. 

Cette continuité améliore la qualité du suivi et favorise une meilleure réactivité des équipes. 

Une communication sécurisée qui répond à un besoin du terrain

Avant Homia, certaines informations du quotidien pouvaient être échangées via des outils externes. 

Avec les fonctionnalités de communication intégrées, les équipes disposent désormais d’un espace unique et sécurisé pour partager les informations utiles. 

Pour Amandine Cassard, cette fonctionnalité répond à un besoin concret :

Nous avons intégré tous nos salariés dans un groupe au sein du logiciel et nous communiquons sur les sujets du quotidien. Cela nous permet de sécuriser les informations.

De son côté, Gaëtan Morvan observe également un impact positif sur les relations entre les équipes.

Le fait de partager davantage d’informations désamorce beaucoup de situations et améliore la qualité des relations entre les services et les intervenants.

Arche MC2 : une démarche construite avec ses clients

Au-delà des fonctionnalités du logiciel, Fleurs des Champs met en avant la capacité des équipes Arche MC2 à faire évoluer la solution en collaboration avec les utilisateurs. 

Gaëtan Morvan en parle :

Il y a des choses à améliorer, comme dans tout projet, mais nous avons toujours eu une communication réactive et nous nous sommes toujours sentis accompagnés.

Facturation, pilotage des indicateurs, RH ou encore nouvelles fonctionnalités de coordination : les évolutions sont construites en lien direct avec le terrain afin de répondre aux besoins réels des structures. 

Homia : une solution pensée pour les services autonomie de demain

À travers l’expérience de Fleurs des Champs, Homia apparaît comme bien plus qu’un logiciel de planification.

La solution développée par Arche MC2 accompagne les structures dans leur transformation en favorisant la coordination entre aide et soins, la circulation de l’information et l’optimisation des organisations. 

Et lorsqu’il s’agit de résumer l’expérience vécue depuis le lancement du projet, la conclusion de Gaëtan Morvan est particulièrement révélatrice :

Je pense qu’on a toujours le sourire. C’est révélateur de la façon dont nous vivons les choses aujourd’hui.

Une phrase qui illustre l’ambition portée conjointement par Fleurs des Champs et Arche MC2 : construire des outils au service des professionnels, pour mieux accompagner les personnes en situation de perte d’autonomie. 

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