6 conseils pour bien élaborer vos budgets prévisionnels

Comme chaque année, le 31 octobre est une date cruciale pour les services d’aide à domicile tarifés et certains Services de Soins Infirmiers À Domicile (SSIAD) qui ne sont pas encore sous Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM). En effet, c’est la date limite pour soumettre le budget prévisionnel de l’année N+1 aux autorités de tarification : conseils départementaux et agences régionales de santé.

L’élaboration du budget prévisionnel est obligatoire pour les SAAD tarifés et SSIAD. Elle permet à un SAAD de définir son tarif horaire d’intervention et à un SSIAD, sa dotation globale. Toutefois, toutes les structures et entreprises peuvent être amenées à réaliser un budget prévisionnel ! Voici nos 6 conseils pour bien préparer l’élaboration de vos budgets prévisionnels.

Conseil N°1 : Être en possession des préconisations budgétaires N+1

Rien ne sert de courir ; il faut partir à point. Le budget prévisionnel peut s’avérer être un véritable casse-tête. Bien souvent, on aimerait pouvoir le commencer dès le mois de juillet. Même si cette idée est séduisante, il faut être vigilant, car cela peut s’avérer contre-productif. Pour réaliser votre budget prévisionnel, vous devez être en mesure d’estimer les évolutions réglementaires et législatives qui impacteront vos dépenses à venir.

Cette année, avec les hausses des tarifs de l’énergie, il est essentiel de bien anticiper ces coûts. Si vos compétences et la veille que vous effectuez vous permettent d’anticiper ces dépenses, vous pouvez commencer une réflexion approfondie sur votre budget prévisionnel dès le mois de juillet. Sinon, il est préférable d’attendre ! Les fédérations du secteur préparent chaque année leurs préconisations budgétaires, qu’elles transmettent à leurs adhérents généralement fin septembre. Assurez-vous d’être adhérent pour bénéficier de ces ressources ! Des organisations comme l’UNA, Adedom, la FEDESAP et l’Uniopss peuvent vous accompagner grâce à leurs experts juridiques.

Conseil N°2 : Connaître les heures que vous envisagez de facturer l’année prochaine

L’année 2024-2025 est une période charnière pour les services d’aide à domicile et services à la personne. L’avance immédiate du crédit d’impôt peut avoir un impact significatif sur les prestations à venir. En effet, depuis 2023, cette avance s’appliquera aux bénéficiaires d’aides telles que l’APA ou la PCH. Il est donc essentiel d’en tenir compte dans votre projection des heures que vous envisagez de facturer.

Pour mettre toutes les chances de votre côté et développer votre « clientèle », nous vous invitons à consulter notre guide à ce sujet (chapitre 6 : comment accélérer votre croissance avec l’avance immédiate du crédit d’impôt), que vous pouvez retrouver ici.

Conseil N°3 : Estimer les ETP nécessaires pour l’année N+1

Une étape indispensable dans la réalisation de votre budget prévisionnel est d’estimer le nombre d’équivalents temps plein (ETP) dont vous aurez besoin pour faire fonctionner votre service (intervenants à domicile, soignants, personnel administratif…). C’est la clé de voûte du bon fonctionnement de votre structure.

Pensez-vous avoir besoin d’augmenter vos effectifs ? Y a-t-il des départs à la retraite prévus l’année prochaine ? Ou, au contraire, envisagez-vous une réduction d’effectifs ? Le recrutement est de plus en plus difficile dans le secteur du domicile et de la santé. Il est donc important d’accorder une attention particulière à cette réflexion. Cette situation peut également être l’occasion de réfléchir aux avantages à offrir à vos futurs collaborateurs. L’avenant 43 de la Convention Collective de la BAD a introduit une revalorisation des salaires et une nouvelle classification des emplois, mais d’autres leviers peuvent être utilisés pour séduire et fidéliser les salariés.

Conseil N°4 : Estimer les investissements futurs

Quels investissements prévoyez-vous cette année ? Pour recruter et fidéliser vos salariés, envisagez de mettre en place un outil de télégestion. Bien que cela puisse susciter des réticences, les salariés reconnaissent rapidement l’utilité de cet outil moderne qui leur fait gagner un temps précieux (fini les feuilles de présence et les allers-retours au bureau !).

Cet investissement permet, en moyenne, de faire gagner 2,9 jours de travail par mois aux responsables de secteur, comme le montre une enquête réalisée par Adedom. Pensez également à d’autres investissements, comme l’acquisition de nouveaux véhicules, car un report à l’année suivante pourrait compromettre vos projets.

Conseil N°5 : Connaître les subventions possibles

Des subventions peuvent être accordées par les régions ou les municipalités. Par exemple, le département de Saône-et-Loire a lancé un appel à candidatures pour soutenir la location et l’acquisition de véhicules pour les salariés des services d’aide à domicile. Ces subventions peuvent également s’appliquer à la modernisation et à la professionnalisation des services d’aide et d’accompagnement à domicile, y compris la télégestion. Pensez à consulter les initiatives mises en place par les acteurs publics lors de l’établissement de votre budget prévisionnel.

Conseil N°6 : Utiliser un logiciel pour faciliter l’élaboration de votre budget prévisionnel

Pour établir votre budget prévisionnel, prévoyez environ un mois. Ce délai comprend la préparation, la réflexion, la validation et la récupération des données comptables et de paie.

Un budget prévisionnel doit inclure, entre autres :

• Le taux de facturation
• L’estimation des charges sociales pour l’année N+1
• Le nombre d’ETP en fonction des heures facturables
• Les groupes médico-sociaux détaillés
• Les amortissements, emprunts et subventions de l’année N+1

En utilisant un logiciel de préparation budgétaire, vous simplifierez votre travail et gagnerez du temps. Par exemple, la solution Keopss permet d’importer vos données salariales et comptables depuis votre logiciel métier Arche MC2, tout en garantissant la sécurité de vos données. Ce logiciel, accessible en ligne, vous permettra de réaliser votre budget de n’importe où.

De plus, nous nous occupons des mises à jour de votre logiciel. La solution Keopss vous facilitera l’estimation de vos charges sociales, en tenant compte des nouveautés législatives. Un formateur peut également vous accompagner et répondre à toutes vos questions pendant la phase de dépôt de votre budget prévisionnel.